Ein Krisenstabsraum, der vor allem für die Besprechungsphasen des Stabes genutzt wird, sollte so ausgestattet sein, dass die Ausstattung die Konzentration auf die Arbeit im Krisenstab unterstützt. Ein zentrales Telefon, das gegebenenfalls als Konferenzsystem genutzt werden kann, sollte als Kommunikationsausstattung im Raum vorhanden sein. Es sollte ausschließlich genutzt werden, um Mitglieder des Krisenstabes oder Fachexperten zu den Besprechungen hinzuzuziehen. Eingehende Gespräche sollten von der Stabsassistenz entgegengenommen werden. Alle anderen dienstliche Mobiltelefone, Tablets und Laptops, sollten während der Besprechungsphasen auf stumm gestellt werden, um die Effizienz des Stabs nicht zu gefährden.
PC-Arbeitsplätze werden hauptsächlich zur Dokumentation und Visualisierung benötigt und sollten mit einer entsprechenden Software ausgestattet sein. Der Arbeitsplatz für die Dokumentation sollte in der Nähe des Leiters des Krisenstabes platziert werden, während der Arbeitsplatz für die Visualisierung eine gute Sicht auf alles benötigt. Der Rolleninhaber sollte sicher mit der Visualisierungstechnik umgehen können.
Im Krisenstabsraum sollten ausreichend Schreibmittel wie Blöcke und Stifte zur Verfügung stehen, um Notizen zu machen. Die Stabsassistenz und der oder die Verantwortliche für Kommunikation muss dauerhaft alle etablierten Kommunikationskanäle wie (Video-)Telefonie, E-Mail, Fax, Chat und Social Media nutzen können. Für die Rolle der Dokumentation sollte es einen Zugang zu Management-Systemen für die Dokumentation und einem eigenen PC geben, um Dokumente und Informationen zu verarbeiten und weiterzuleiten.
Der Krisenstabsraum sollte außerdem über ausreichende Sitz- und Stehplätze für alle Mitglieder des Stabes verfügen, die bequem und ergonomisch sind. Auf die Raumgeometrie gehen wir an anderer Stelle ein. Es sollte auch genügend Platz für die Visualisierung von Informationen, wie beispielsweise das Lagebild, an den Wänden vorhanden sein. Die Raumbeleuchtung sollte so ausgelegt sein, dass sie die Arbeit bestmöglich unterstützt.
Ein Krisenstabsraum sollte auch über ausreichende Erfrischungen wie Wasser und Snacks verfügen. Damit können die Mitglieder des Stabes die Konzentration dauerhaft aufrecht erhalten. Es heißt nicht ohne Grund „ohne Mampf kein Kampf“! Denken Sie an regelmäßige Pausen, um sich mit der nötigen Energie zu versorgen. Eine Toilette in der Nähe des Raums trägt dazu bei, die Unterbrechungen so kurz wie möglich zu halten.
Insgesamt sollte der Krisenstabsraum so gestaltet und ausgestattet sein, dass er eine produktive und konzentrierte Arbeitsumgebung für die Mitglieder des Stabes bietet, während gleichzeitig die Kommunikation nach außen minimiert wird, um Störungen zu vermeiden. Die Stabsassistenz spielt eine wichtige Rolle bei der Organisation im Raum, während die Kommunikation sich über die entsprechenden Kanäle informiert und nach außen kommuniziert.
